La déclaration de soupçon sur ERMES permet aux professionnels soumis aux obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme de transmettre leurs informations à Tracfin. La procédure est dématérialisée et nécessite au préalable d’être enregistré comme professionnel déclarant sur la plateforme.
La déclaration doit présenter les éléments permettant d’identifier le client, les opérations concernées et les raisons précises du soupçon. Il n’est pas nécessaire de prouver qu’une infraction a été commise : le professionnel doit exposer les faits et les éléments qui justifient son soupçon selon les informations dont il dispose.
🔐 ERMES : inscription et préparation de la déclaration de soupçon
ERMES est la plateforme sécurisée utilisée par Tracfin pour recevoir les déclarations de soupçon des professionnels assujettis au dispositif LCB-FT. L’accès est réservé aux professionnels déclarants préalablement inscrits.
Désigner un déclarant et un correspondant
Avant toute transmission, l’entreprise doit avoir désigné les personnes habilitées à effectuer les démarches auprès de Tracfin. Le professionnel doit notamment s’assurer qu’un déclarant-correspondant a bien été désigné avant l’envoi d’une déclaration.
L’inscription permet ensuite d’accéder à l’espace ERMES et au formulaire correspondant à l’activité professionnelle concernée.
Les informations d’identification du déclarant et de l’organisme sont en partie reprises automatiquement dans le formulaire. Le professionnel doit néanmoins vérifier les données affichées avant de poursuivre la saisie.
Réunir les informations concernant le client et l’opération
Une déclaration de soupçon doit comporter des informations permettant d’identifier le déclarant, le client ou le bénéficiaire effectif, ainsi que les éléments d’analyse qui expliquent le soupçon.
Il est donc préférable de réunir avant la saisie :
- l’identité et les coordonnées du client ;
- les informations relatives au bénéficiaire effectif lorsqu’elles sont nécessaires ;
- les opérations concernées ;
- les dates, montants et comptes impliqués ;
- les justificatifs recueillis dans le cadre de la vigilance ;
- les explications fournies par le client ;
- les éléments qui rendent les opérations inhabituelles ou incohérentes.
La déclaration doit rester factuelle, précise et compréhensible. Le professionnel n’a pas à qualifier juridiquement l’infraction ni à apporter la preuve d’un blanchiment. Tracfin précise que l’obligation déclarative ne suppose pas que le professionnel établisse lui-même la matérialité de l’infraction.
📝 Comment remplir une déclaration de soupçon sur ERMES ?
Une fois connecté à ERMES, le professionnel accède au formulaire de déclaration de soupçon. La plateforme permet également de reprendre un brouillon précédemment commencé. Le formulaire actuel est adapté aux différentes professions déclarantes grâce à des modules correspondant à leurs activités.
Identifier le déclarant et le périmètre du dossier
La première partie reprend les informations relatives au professionnel déclarant et à son organisme. Certaines données proviennent directement de l’inscription réalisée sur ERMES.
Le dossier doit ensuite préciser les personnes concernées et les opérations à l’origine du soupçon. Plus les informations sont précises, plus Tracfin dispose d’éléments permettant d’examiner la situation.
Décrire précisément les faits constatés
La partie consacrée à l’analyse constitue le cœur de la déclaration. Il convient d’expliquer pourquoi les opérations ou le comportement du client apparaissent suspects.
Une simple formule comme « opérations inhabituelles » est insuffisante pour expliquer la situation. Il est préférable de présenter les faits dans leur ordre chronologique et de préciser les incohérences observées.
Par exemple, une déclaration peut exposer :
- l’activité annoncée par le client ;
- les opérations normalement attendues compte tenu de cette activité ;
- les opérations effectivement réalisées ;
- les montants concernés ;
- la fréquence des transactions ;
- les explications fournies ;
- les justificatifs transmis ;
- les incohérences qui subsistent après les vérifications.
Cette présentation permet de distinguer les faits observés de l’analyse du professionnel.
Joindre les documents utiles
Les pièces disponibles peuvent être ajoutées à la déclaration lorsqu’elles permettent d’étayer les éléments présentés.
Il peut notamment s’agir de documents relatifs à l’identité, à l’activité, aux opérations ou aux justificatifs communiqués par le client.
La déclaration doit toutefois rester lisible. Il ne s’agit pas de transmettre indistinctement tous les documents conservés dans le dossier client, mais de fournir les éléments utiles à l’analyse du soupçon.
Aucun seuil minimum pour déclarer
Il n’existe aucun seuil financier général déclenchant automatiquement une déclaration de soupçon. Le montant d’une opération ne suffit donc pas, à lui seul, à déterminer s’il faut ou non effectuer une déclaration.
L’analyse dépend des circonstances, du profil du client, de l’opération et des informations recueillies dans le cadre des obligations de vigilance.
Une opération d’un montant relativement faible peut ainsi présenter des caractéristiques nécessitant une déclaration, tandis qu’un montant élevé ne constitue pas automatiquement un soupçon.
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⏱️ Quand transmettre la déclaration à Tracfin ?
Le principe est de transmettre la déclaration de soupçon avant l’exécution de l’opération concernée. Cette règle permet notamment à Tracfin d’exercer, lorsque les conditions sont réunies, son droit d’opposition. Le professionnel doit alors s’abstenir d’exécuter l’opération suspecte.
Des exceptions existent lorsque l’opération a déjà été réalisée. La déclaration peut notamment intervenir après son exécution dans trois situations : impossibilité matérielle de surseoir à l’opération, risque que le report compromette le bon déroulement d’investigations en cours, ou apparition du soupçon après la réalisation de l’opération. Dans ces hypothèses, Tracfin doit être informé sans délai.
Les tentatives d’opérations sont également concernées par l’obligation déclarative.
Que faire après l’envoi ?
Une fois la déclaration validée et transmise, ERMES permet de conserver la trace de la démarche et d’échanger avec Tracfin lorsque cela est nécessaire.
Tracfin accuse réception des déclarations transmises, sauf lorsque le déclarant indique expressément ne pas souhaiter recevoir cet accusé.
Il est donc recommandé de conserver l’accusé de réception et les éléments relatifs à la déclaration dans le respect des règles internes de conservation et de confidentialité. L’accusé constitue une preuve de transmission, mais ne signifie pas que Tracfin valide l’analyse du professionnel ou les faits décrits.
Tout élément nouveau susceptible d’infirmer, de confirmer ou de modifier la déclaration doit également être communiqué à Tracfin sans délai.
🤫 Confidentialité : le client ne doit pas être informé
La confidentialité de la déclaration de soupçon constitue une règle fondamentale du dispositif LCB-FT. Le professionnel ne doit pas informer le client qu’une déclaration a été effectuée à son sujet ni lui révéler son contenu ou les suites qui lui sont données.
Cette interdiction concerne également la communication de la déclaration à des tiers, sous réserve des exceptions précisément prévues par la loi.
La violation de cette confidentialité est sanctionnée pénalement. Il est donc nécessaire de limiter l’accès au dossier aux personnes habilitées et de respecter les procédures internes de l’entreprise concernant les informations relatives aux déclarations de soupçon.