Esker est une plateforme cloud dédiée à l’automatisation des processus financiers des entreprises, notamment la gestion des factures fournisseurs. Elle utilise l’intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour réduire les saisies manuelles, automatiser les contrôles et accélérer les validations comptables. Reliée au système d’information de l’entreprise, la solution permet de suivre les factures depuis leur réception jusqu’à leur traitement comptable et leur mise en paiement.
🧾 Qu’est-ce que le logiciel Esker ?
Esker est un éditeur de logiciels spécialisé dans la dématérialisation et l’automatisation des processus documentaires et financiers. Sa plateforme cloud couvre plusieurs activités, dont les comptes fournisseurs (Accounts Payable), les comptes clients et la gestion des échanges avec les partenaires commerciaux.
Pour les équipes comptables et financières, Esker automatise une grande partie du traitement des factures fournisseurs. Les documents reçus au format papier ou numérique sont capturés, analysés puis transmis dans un circuit de contrôle et de validation. Les informations extraites peuvent ensuite être rapprochées des données présentes dans l’ERP de l’entreprise.
La solution s’adresse notamment aux PME, aux entreprises de taille intermédiaire et aux grands groupes qui traitent un volume important de factures, parfois réparties entre plusieurs établissements, filiales ou pays.
⚙️ Quelles sont les principales fonctionnalités d’Esker ?
📄 Capture automatique des factures avec l’OCR et l’intelligence artificielle
La saisie manuelle des factures fournisseurs mobilise du temps et augmente le risque d’erreur. Esker utilise des technologies d’OCR et d’intelligence artificielle pour lire les documents et en extraire les données utiles : nom du fournisseur, numéro de facture, date d’émission, montants hors taxes et toutes taxes comprises, taux de TVA ou encore références de commande.
Les factures peuvent être reçues par différents canaux, selon la configuration retenue. Une fois les informations extraites, elles sont soumises à des contrôles afin de repérer les champs manquants, les incohérences ou les éventuels doublons.
Les documents qui nécessitent une vérification humaine peuvent être transmis à un collaborateur. Les factures correctement reconnues et conformes aux règles définies suivent un traitement plus automatisé.
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🔎 Rapprochement entre factures, commandes et livraisons
Le rapprochement des documents permet de vérifier qu’une facture correspond bien à une opération commerciale autorisée.
Esker peut comparer les données de la facture avec celles du bon de commande et, lorsque les informations sont disponibles, du bon de réception ou de livraison. Ce contrôle correspond notamment au rapprochement à deux pièces (two-way matching) ou à trois pièces (three-way matching).
Cette vérification aide à repérer plusieurs anomalies :
- Un montant facturé supérieur au montant commandé.
- Une quantité facturée qui ne correspond pas aux marchandises reçues.
- Une référence de commande absente ou incorrecte.
- Une facture déjà enregistrée.
- Un écart de prix ou de conditions commerciales.
Lorsqu’un écart est détecté, la facture peut être mise en attente afin qu’un collaborateur examine le dossier avant sa validation.
✅ Workflow de validation des factures fournisseurs
Les factures doivent souvent être approuvées par plusieurs personnes avant leur comptabilisation ou leur mise en paiement. Le logiciel permet de définir des circuits de validation en fonction de critères tels que le montant, le service concerné, le centre de coûts, le fournisseur ou la filiale.
Une facture liée à une dépense informatique peut ainsi être transmise au responsable du service concerné, tandis qu’une facture dépassant un seuil défini peut nécessiter l’accord d’un directeur financier.
Les utilisateurs peuvent consulter les factures qui attendent leur validation et intervenir selon les accès accordés par l’entreprise. Les notifications et les circuits configurables contribuent à limiter les dossiers oubliés et les retards d’approbation.
🔗 Intégration avec les ERP et les logiciels comptables
Esker est conçu pour échanger des données avec les systèmes d’information des entreprises. Selon les connecteurs et les modalités d’intégration disponibles, la plateforme peut notamment être reliée à des solutions telles que SAP, Sage ou d’autres ERP et logiciels comptables.
Cette connexion évite de multiplier les ressaisies entre les outils. Les données des factures, les informations fournisseurs et les éléments nécessaires à la comptabilisation peuvent circuler entre les applications concernées.
Avant de choisir la solution, il reste nécessaire de vérifier la compatibilité avec la version exacte de l’ERP, les éventuelles adaptations techniques et le périmètre couvert par le connecteur.
🌍 Gestion de la conformité et de la facturation électronique
Les entreprises doivent respecter les règles applicables à la facturation, à la conservation des documents et aux échanges électroniques. Les exigences varient selon les pays, les types de transactions et les obligations légales en vigueur.
Esker propose des solutions destinées à accompagner la dématérialisation des factures et la conformité des processus financiers dans différents pays. La couverture annoncée à l’international doit toutefois être examinée au regard des besoins précis de l’entreprise.
En France, la réforme de la facturation électronique impose notamment de distinguer la réception, l’émission et la transmission des données de facturation. Il convient donc de vérifier les services proposés par Esker pour chaque obligation, ainsi que son statut et son périmètre d’intervention dans le dispositif réglementaire applicable. La présence d’une fonction de dématérialisation ne suffit pas, à elle seule, à établir qu’une entreprise respecte toutes ses obligations.
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📈 Quels sont les avantages d’Esker pour les entreprises ?
Une productivité accrue pour les équipes comptables
L’automatisation de la capture, des contrôles et des validations réduit le nombre d’opérations manuelles. Les collaborateurs peuvent consacrer davantage de temps aux factures atypiques, aux litiges fournisseurs et aux contrôles qui nécessitent une analyse humaine.
Le taux de factures traitées sans intervention humaine dépend toutefois de plusieurs paramètres : qualité des documents, stabilité des données fournisseurs, règles de contrôle, niveau d’intégration avec l’ERP et part des factures correspondant à des commandes connues.
Les taux de traitement automatisé annoncés par un éditeur doivent donc être interprétés en fonction du périmètre retenu et des résultats obtenus chez les clients concernés.
Des délais d’approbation plus courts
Les circuits de validation numériques évitent une partie des échanges par e-mail et des recherches de documents. Les responsables peuvent accéder aux factures en attente, vérifier les informations et donner leur accord sans devoir récupérer manuellement chaque pièce justificative.
La réduction des délais dépend néanmoins de la réactivité des approbateurs, du nombre de validations requises et de la qualité des données transmises. Une facture bloquée en raison d’un désaccord commercial nécessitera toujours une intervention.
Moins d’erreurs et un meilleur contrôle des risques
Les contrôles automatiques permettent de détecter des doublons, des incohérences de montants et certains écarts entre les documents commerciaux. Les règles de validation et la traçabilité des interventions facilitent également les vérifications internes.
Un portail fournisseurs peut par ailleurs faciliter les échanges autour des factures, selon les services souscrits et les modalités de déploiement. Ces mécanismes réduisent certains risques, mais ne remplacent pas les contrôles internes ni les procédures de prévention de la fraude, notamment en cas de changement suspect de coordonnées bancaires.
Une meilleure visibilité sur les dettes fournisseurs
Le suivi des factures reçues, en cours de validation ou en attente de traitement aide les équipes financières à anticiper les échéances. Les responsables peuvent identifier les dossiers bloqués et disposer d’informations plus fiables pour préparer les décaissements.
Cette visibilité peut améliorer les prévisions de trésorerie, à condition que les données soient à jour et que les informations de paiement soient correctement synchronisées avec les systèmes comptables et financiers.
💶 Quel est le prix du logiciel Esker ?
Esker ne présente pas nécessairement un tarif unique applicable à toutes les entreprises. Le coût dépend du périmètre fonctionnel, du volume de documents, du nombre d’entités, des intégrations nécessaires et des services associés au projet.
Le budget peut comprendre plusieurs postes :
| Poste de dépense | Éléments à examiner |
| Licence ou abonnement | Modules souscrits, volumes et périmètre contractuel |
| Intégration | Connexion à l’ERP et aux autres applications |
| Paramétrage | Règles de contrôle, circuits de validation et profils utilisateurs |
| Déploiement | Migration, tests, accompagnement des équipes |
| Maintenance et assistance | Niveau de support et prestations prévues au contrat |
Pour obtenir une estimation fiable, l’entreprise doit communiquer son volume annuel de factures, les systèmes déjà installés, le nombre d’entités concernées et les processus à automatiser. Il est également pertinent de demander une démonstration sur des factures représentatives de son activité.
Le coût doit être comparé au temps actuellement consacré au traitement des factures, aux dépenses liées aux erreurs et aux retards, ainsi qu’aux frais des outils déjà utilisés.