La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour les employeurs qui recrutent un salarié en France. Elle permet de signaler une nouvelle embauche aux organismes sociaux avant le début du contrat de travail. Cette obligation concerne aussi bien les petites entreprises que les grandes sociétés, les associations et les professionnels indépendants employant du personnel. Certaines situations relèvent toutefois de procédures particulières, notamment le travail temporaire et les dispositifs de déclaration simplifiée.
Quels employeurs doivent effectuer une DPAE ?
La DPAE concerne les employeurs relevant du régime général de la Sécurité sociale ou du régime agricole (MSA). L’obligation ne dépend ni du nombre de salariés, ni du chiffre d’affaires, ni de la forme juridique de la structure.
Sont notamment concernés :
- Les entreprises privées : sociétés commerciales, entreprises individuelles, artisans et commerçants.
- Les associations : dès lors qu’elles recrutent un salarié dans le cadre d’un contrat de travail.
- Les professions libérales : lorsqu’elles emploient du personnel salarié.
- Les structures agricoles : exploitations et entreprises relevant de la Mutualité sociale agricole (MSA).
- Les particuliers employeurs : selon les modalités déclaratives applicables à leur situation.
Une entreprise qui recrute son tout premier salarié doit donc effectuer cette formalité, même si elle ne dispose pas d’un service de ressources humaines ou d’un logiciel de paie.
La taille de l’entreprise change-t-elle l’obligation ?
Non. Une TPE de deux salariés est soumise à la même obligation de déclaration qu’une société employant plusieurs centaines de personnes.
La forme juridique ne constitue pas non plus un critère d’exonération. Une SARL, une SAS, une entreprise individuelle ou une association doivent effectuer une DPAE lorsqu’elles embauchent un salarié, sauf recours à un dispositif déclaratif spécifique qui intègre cette formalité.
Quels contrats de travail nécessitent une DPAE ?
L’obligation concerne la plupart des contrats de travail, quelle que soit leur durée ou la durée hebdomadaire prévue.
| Type de contrat | DPAE obligatoire ? |
| CDI | Oui |
| CDD | Oui |
| Contrat d’apprentissage | Oui |
| Contrat de professionnalisation | Oui |
| Contrat saisonnier | Oui |
| Contrat à temps partiel | Oui |
| Contrat à temps plein | Oui |
La durée du contrat ne dispense donc pas l’employeur de cette déclaration. Un CDD de quelques jours ou un emploi saisonnier nécessite également une formalité préalable.
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La DPAE est-elle obligatoire pendant une période d’essai ?
Oui. La période d’essai ne supprime pas l’obligation de déclaration. Le salarié est recruté dans le cadre d’un contrat de travail dès son entrée dans l’entreprise, même si la relation professionnelle peut être rompue pendant cette période.
L’employeur doit donc transmettre la DPAE avant la prise de poste, sans attendre la fin de l’essai ou la confirmation définitive du recrutement.
Cette règle concerne aussi bien les CDI que les CDD comportant une période d’essai.
Qui n’est pas concerné par la DPAE classique ?
Certaines personnes ne sont pas considérées comme des salariés au sens du droit du travail. D’autres situations relèvent d’un dispositif particulier dans lequel la déclaration préalable est intégrée ou réalisée par un autre employeur.
Les stagiaires, bénévoles et volontaires en service civique
La DPAE classique ne concerne pas les personnes qui ne sont pas recrutées dans le cadre d’un contrat de travail salarié.
C’est notamment le cas :
- Des stagiaires accueillis dans le cadre d’une convention de stage.
- Des bénévoles qui interviennent sans rémunération dans une association.
- Des volontaires en service civique, dont le statut relève d’un dispositif spécifique.
Attention à la qualification réelle de la relation. Une personne présentée comme bénévole ou stagiaire peut être considérée comme salariée si les conditions concrètes de son activité correspondent à une relation de travail.
Le travail temporaire : l’agence d’intérim effectue la déclaration
Lorsqu’une entreprise fait appel à un salarié intérimaire, elle n’effectue pas elle-même la DPAE de ce travailleur.
C’est l’agence d’intérim, qui est son employeur juridique, qui prend en charge la déclaration préalable à l’embauche.
L’entreprise utilisatrice reste néanmoins tenue de respecter ses obligations propres en matière d’accueil, de sécurité et de conditions de travail.
Les particuliers employeurs utilisant le Cesu ou Pajemploi
Les particuliers qui emploient une personne à domicile peuvent utiliser des dispositifs simplifiés.
Le Cesu (Chèque emploi service universel) permet notamment de déclarer certains salariés employés à domicile. Pajemploi concerne notamment les particuliers employeurs d’assistants maternels et de gardes d’enfants relevant de ce dispositif.
Ces services intègrent les formalités déclaratives prévues par leur régime. Le particulier employeur n’a donc pas à effectuer séparément une DPAE classique lorsque le dispositif utilisé couvre cette obligation.
Les entreprises utilisant un dispositif déclaratif simplifié
Certains services permettent de regrouper plusieurs formalités liées à l’embauche et à la gestion des salariés.
| Dispositif | Public concerné |
| Tese | Entreprises souhaitant simplifier leurs formalités sociales pour leurs salariés |
| CEA | Associations et fondations employant du personnel |
| TESA | Employeurs du secteur agricole |
| Cesu | Particuliers employeurs concernés |
| Pajemploi | Particuliers employeurs d’assistants maternels et de gardes d’enfants concernés |
Ces dispositifs peuvent intégrer la déclaration préalable à l’embauche dans leur procédure. L’employeur doit néanmoins vérifier les conditions d’utilisation et les formalités effectivement prises en charge.
À quel moment l’employeur doit-il effectuer la DPAE ?
La déclaration doit être transmise à l’organisme compétent au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche et impérativement avant la prise de poste.
Elle ne doit donc pas être réalisée après l’arrivée du salarié dans l’entreprise.
Cette anticipation permet de préparer les formalités sociales et de conserver une preuve de la déclaration.
L’employeur doit notamment communiquer les informations relatives à son établissement et au salarié recruté, ainsi que les éléments concernant le contrat et la date prévue d’embauche.