La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour la plupart des recrutements de salariés relevant du régime général en France. Elle permet à l’employeur de signaler l’embauche à l’Urssaf et de déclencher plusieurs démarches administratives liées à l’arrivée du salarié. La déclaration doit être transmise dans un délai précis, avant le début du travail, sous peine de sanctions en cas de manquement.
📅 DPAE : quel délai respecter avant l’embauche ?
La DPAE peut être envoyée au plus tôt huit jours avant la date prévisible de l’embauche et doit impérativement être transmise avant la prise de poste effective du salarié. L’employeur doit donc anticiper la démarche, même lorsque le recrutement concerne un contrat de courte durée.
| Point à vérifier | Règle applicable |
| Première date possible | 8 jours avant l’embauche prévue |
| Dernière limite | Avant le début effectif du travail |
| Fréquence | Pour chaque embauche concernée |
| Justificatif | Accusé de réception à conserver |
La déclaration concerne notamment les CDI, les CDD, les contrats d’apprentissage et les emplois saisonniers, sous réserve des règles particulières applicables à certaines situations.
Attention : laisser un salarié commencer à travailler sans avoir effectué la DPAE peut entraîner des sanctions. Une absence intentionnelle de déclaration est susceptible d’être qualifiée de travail dissimulé. Une erreur administrative ne suffit toutefois pas, à elle seule, à établir automatiquement cette infraction.
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🧾 Quelles démarches sont regroupées dans la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche regroupe plusieurs formalités administratives liées au recrutement. Selon la situation de l’employeur et du salarié, elle permet notamment :
- L’immatriculation de l’employeur, si une première embauche nécessite cette démarche.
- La demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, lorsqu’elle est nécessaire.
- Le signalement de l’embauche aux organismes concernés, notamment pour les démarches liées à l’assurance chômage.
- L’information du service de prévention et de santé au travail, afin d’organiser le suivi du salarié.
- La demande de visite ou d’examen médical approprié, selon le poste et les règles de santé au travail.
La DPAE ne dispense pas l’employeur des autres obligations liées au recrutement. Il faut notamment établir le contrat de travail lorsqu’il est requis, inscrire le salarié au registre unique du personnel et respecter les obligations de suivi médical.
💻 Comment faire une DPAE en ligne sur Urssaf.fr ?
La déclaration peut être réalisée depuis les services en ligne officiels destinés aux employeurs. Il est conseillé de préparer les informations nécessaires avant de commencer la saisie pour limiter les erreurs.
1. Accéder au service officiel
Rendez-vous sur le site de l’Urssaf et recherchez le service consacré à la déclaration préalable à l’embauche. La démarche peut également être effectuée sur Net-entreprises.
Utilisez le service adapté à votre entreprise et vérifiez que le bon établissement est sélectionné. Lors d’une première embauche, des formalités d’identification de l’employeur peuvent être nécessaires.
2. Renseigner les informations de l’établissement
Préparez les données administratives demandées, notamment :
- le numéro SIRET de l’établissement dans lequel le salarié sera recruté ;
- la dénomination sociale ou l’identité de l’employeur ;
- l’adresse de l’établissement ;
- les informations relatives au service de santé au travail, lorsque le formulaire les demande.
Une erreur de SIRET peut entraîner une déclaration rattachée au mauvais établissement. Vérifiez donc cette information avant de poursuivre.
3. Compléter les renseignements sur le salarié
Le formulaire demande les informations nécessaires à l’identification du futur salarié et à l’enregistrement de son embauche. Il faut généralement prévoir :
- le nom et les prénoms ;
- le sexe, la date et le lieu de naissance ;
- le numéro de Sécurité sociale, si le salarié en possède un ;
- la date et l’heure prévues de début du travail ;
- les informations relatives au contrat et à l’emploi demandées par le service.
Si le salarié ne possède pas encore de numéro de Sécurité sociale, suivez les indications du formulaire. Son absence ne signifie pas nécessairement que la déclaration est impossible.
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4. Transmettre la déclaration et conserver le justificatif
Après la saisie, validez et transmettez la DPAE. Vérifiez que le service confirme son enregistrement et récupérez l’accusé de réception électronique.
Ce justificatif doit être conservé avec les documents d’embauche. Si aucune confirmation n’apparaît, vérifiez le statut de la déclaration et contactez l’Urssaf en cas de difficulté. Ne supposez pas qu’un formulaire simplement commencé ou enregistré comme brouillon a été transmis.
🖥️ La DPAE papier est-elle encore autorisée ?
La procédure dématérialisée est obligatoire pour les employeurs qui ont transmis plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente. Les autres employeurs peuvent, sous certaines conditions, utiliser le formulaire papier officiel.
La déclaration papier doit respecter les modalités de transmission et les délais prévus. Pour éviter toute difficulté, la procédure en ligne reste généralement la solution la plus simple, notamment pour retrouver les justificatifs et suivre les démarches.
👥 Quels contrats nécessitent une DPAE ?
La déclaration concerne la plupart des embauches de salariés relevant du régime général, notamment :
- les contrats à durée indéterminée (CDI) ;
- les contrats à durée déterminée (CDD), y compris de courte durée ;
- les contrats d’apprentissage ;
- les emplois saisonniers ;
- les salariés occasionnels ou extras.
Certaines situations ne nécessitent pas de DPAE, notamment les stages qui ne correspondent pas à un contrat de travail salarié. Des règles particulières peuvent également s’appliquer lors d’une modification ou d’une reprise de contrat.
Lorsqu’un CDD se poursuit en CDI sans interruption, une nouvelle déclaration n’est généralement pas requise pour cette seule transformation. En cas de situation particulière, il convient de vérifier les règles applicables auprès de l’Urssaf.
⚠️ Quelles sanctions en cas d’oubli de DPAE ?
Les conséquences dépendent des circonstances et de la nature du manquement.
| Situation | Conséquence possible |
| Déclaration absente ou tardive | Régularisation et sanctions prévues par la réglementation |
| Non-respect de l’obligation de déclaration en ligne | Pénalité administrative éventuelle |
| Absence intentionnelle de déclaration | Qualification possible de travail dissimulé |
| Informations erronées | Correction ou nouvelle démarche selon le cas |
L’absence intentionnelle de DPAE peut relever du travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Pour une personne physique, cette infraction peut notamment être punie de 45 000 € d’amende et de trois ans d’emprisonnement, sous réserve des circonstances et des dispositions légales applicables.
En cas d’oubli, il faut contacter rapidement l’Urssaf et régulariser la situation. Une déclaration effectuée après le début du travail ne supprime pas automatiquement les conséquences du manquement initial. Il ne faut pas non plus antidater le document.
🛠️ Comment corriger une déclaration déjà transmise ?
Une erreur peut concerner l’identité du salarié, la date d’embauche ou d’autres renseignements du formulaire. La méthode de correction dépend de l’information concernée et des possibilités offertes par le service en ligne.
Il faut vérifier les données enregistrées, effectuer la correction selon la procédure prévue ou contacter l’Urssaf si nécessaire. Conservez les justificatifs et assurez-vous que la déclaration correspond bien à la situation réelle du salarié.
Si l’embauche est imminente et qu’un problème technique empêche la transmission, conservez les éléments attestant de la difficulté et contactez immédiatement l’organisme compétent. Une tentative de saisie ne vaut pas confirmation de dépôt.