La gestion des dépenses professionnelles et la facturation clients représentent une part importante du suivi administratif d’une entreprise. Avec Qonto, les indépendants, TPE et PME disposent d’outils pour enregistrer les justificatifs, faire valider les dépenses des collaborateurs, rembourser les frais engagés et émettre des factures depuis leur espace bancaire.
La plateforme regroupe ces opérations dans une interface accessible sur ordinateur et smartphone. Les notes de frais suivent un circuit de dépôt et de validation, tandis que les factures clients peuvent être créées, envoyées et suivies jusqu’à leur règlement.
🧾 Gestion des notes de frais sur Qonto : du justificatif au remboursement
Qonto permet aux collaborateurs de transmettre leurs dépenses professionnelles sans avoir à remettre systématiquement des documents papier au service administratif ou comptable.
Le processus comprend plusieurs étapes : dépôt du justificatif, vérification, validation et remboursement.
📸 Dépôt des notes de frais depuis un smartphone ou un ordinateur
Lorsqu’un salarié engage une dépense pour le compte de son entreprise, il peut soumettre une note de frais depuis l’application mobile ou l’interface web de Qonto.
Il prend en photo son reçu ou importe directement le justificatif numérique. Les informations associées à la dépense peuvent notamment comprendre :
- Le montant payé.
- La date de la transaction.
- Le nom du commerçant ou du prestataire.
- Le taux et le montant de TVA, lorsqu’ils figurent sur le justificatif.
- Le motif de la dépense.
La pièce justificative est ainsi associée à la demande de remboursement. Le collaborateur évite de conserver des reçus papier pour les transmettre ultérieurement au service comptable.
✅ Validation ou refus par le responsable
Une fois la note de frais envoyée, le responsable ou l’administrateur concerné reçoit une notification. Il peut consulter les informations renseignées et vérifier le justificatif avant de prendre une décision.
Le circuit de validation permet notamment de contrôler :
- La nature de la dépense et son lien avec l’activité professionnelle.
- Le montant demandé.
- La présence du justificatif.
- Le respect des règles internes de remboursement.
- L’exactitude des informations nécessaires au traitement comptable.
Le responsable peut ensuite approuver ou refuser la demande depuis l’interface.
Cette validation évite que chaque remboursement soit traité sans contrôle préalable et permet à l’entreprise de conserver une trace des décisions prises.
💶 Remboursement des collaborateurs
Après validation, l’entreprise peut procéder au remboursement du salarié par virement bancaire depuis Qonto.
Le collaborateur n’a donc pas besoin d’attendre un traitement manuel lors d’une prochaine échéance de paie pour récupérer les sommes avancées, sous réserve des délais bancaires applicables.
Le suivi des demandes permet de retrouver les dépenses transmises et leur état de traitement.
| Étape | Action du collaborateur | Action de l’entreprise |
| Dépense | Effectue un achat professionnel | — |
| Dépôt | Photographie ou importe le justificatif | — |
| Vérification | Renseigne les informations demandées | Consulte la demande |
| Validation | Attend la décision | Approuve ou refuse |
| Remboursement | Reçoit le montant validé | Effectue le virement |
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💳 Éviter les avances de frais avec les cartes professionnelles
Les notes de frais ne sont pas toujours la solution la plus pratique. Lorsqu’un salarié doit régulièrement payer des déplacements, des repas ou des achats professionnels, les avances personnelles peuvent devenir contraignantes.
Qonto propose également des cartes de paiement professionnelles destinées aux collaborateurs. L’entreprise peut ainsi leur donner accès à un moyen de paiement associé au compte professionnel, selon les droits et les plafonds définis.
Cette solution limite les dépenses avancées sur les comptes personnels et réduit le nombre de remboursements à traiter.
Les cartes professionnelles permettent également de retrouver les transactions dans l’espace bancaire et de les associer aux justificatifs correspondants.
📚 Pré-comptabilité : les justificatifs et les données comptables regroupés
La gestion des notes de frais ne se limite pas au remboursement des salariés. Les dépenses doivent également être documentées pour faciliter leur traitement comptable.
Qonto regroupe les informations relatives aux transactions et aux justificatifs dans l’espace professionnel. Les données peuvent ensuite être exploitées dans le cadre du suivi comptable et des échanges avec l’expert-comptable.
Cette organisation permet notamment de :
- Retrouver les justificatifs associés aux dépenses.
- Consulter les opérations enregistrées sur le compte.
- Réunir les informations nécessaires au traitement comptable.
- Limiter les échanges de documents dispersés entre les collaborateurs et le cabinet comptable.
La pré-comptabilité facilite la préparation des éléments à transmettre, mais ne remplace pas les contrôles et les obligations de l’entreprise en matière de comptabilité.
🧾 Facturation clients sur Qonto : créer et envoyer ses factures
Qonto intègre également un outil de facturation destiné aux entreprises qui souhaitent gérer leurs documents commerciaux depuis leur espace professionnel.
L’utilisateur peut préparer une facture, renseigner les informations relatives à son client, ajouter les prestations ou produits facturés et transmettre le document.
✍️ Création et personnalisation des factures
L’outil de facturation permet de créer des documents destinés aux clients sans devoir utiliser systématiquement un logiciel externe.
Une facture comprend notamment les informations nécessaires à son identification et au détail de la vente :
- Les coordonnées de l’entreprise émettrice.
- Les informations du client.
- Le numéro de facture.
- La date d’émission.
- La description des produits ou prestations.
- Les quantités et les prix.
- Les montants hors taxes et toutes taxes comprises, selon le régime applicable.
- Les informations relatives à la TVA, lorsqu’elles sont nécessaires.
- Les conditions et la date d’échéance du règlement.
La personnalisation permet d’adapter les documents à l’identité commerciale de l’entreprise, selon les possibilités proposées par l’outil.
Il reste important de vérifier les mentions légales et fiscales avant l’envoi, notamment lorsque l’entreprise bénéficie d’un régime particulier de TVA.
📤 Envoi des factures et suivi des encaissements
Après création, la facture peut être envoyée au client. Son suivi permet de retrouver les documents émis et de consulter leur état.
| Statut | Signification |
| Émise | La facture a été créée et envoyée |
| En attente | Le règlement n’a pas encore été enregistré |
| Payée | Le paiement a été identifié comme effectué |
Le rapprochement avec les mouvements bancaires permet de suivre les encaissements et de vérifier les règlements reçus sur le compte professionnel.
Ce suivi est particulièrement utile pour les entreprises qui émettent régulièrement des factures et doivent surveiller les paiements en attente.
🔄 Création de factures d’avoir
Une facture d’avoir permet de corriger une facture précédente ou de formaliser une réduction ou un remboursement dans les situations prévues.
Qonto propose la création de factures d’avoir numérotées depuis son outil de facturation.
Ce document peut notamment être utilisé lorsqu’une entreprise doit :
- Annuler tout ou partie d’une facture.
- Corriger une erreur de facturation.
- Accorder une réduction après l’émission du document initial.
- Formaliser un remboursement auprès d’un client.
La facture d’avoir doit faire référence au document concerné et respecter les règles de numérotation et de conservation applicables.
🔗 Facturation et notes de frais : quels avantages pour une entreprise ?
Le regroupement de ces opérations dans un même espace évite de multiplier les outils pour suivre les dépenses et les recettes professionnelles.
| Besoin de l’entreprise | Outil Qonto | Résultat attendu |
| Récupérer les justificatifs | Dépôt de notes de frais | Documents associés aux dépenses |
| Contrôler les remboursements | Circuit de validation | Dépenses vérifiées avant paiement |
| Rembourser les salariés | Virement bancaire | Traitement des frais validés |
| Limiter les avances personnelles | Cartes professionnelles | Paiements directement liés au compte de l’entreprise |
| Préparer la comptabilité | Pré-comptabilité | Informations et justificatifs regroupés |
| Facturer les clients | Création de factures | Documents commerciaux émis depuis Qonto |
| Suivre les règlements | Statuts des factures | Visibilité sur les encaissements |
| Corriger une facture | Facture d’avoir | Régularisation documentée |
Pour une petite structure, cette organisation peut réduire les manipulations administratives. Elle permet également au dirigeant de retrouver plus facilement les informations relatives aux dépenses et aux factures.