La saisie des factures et des justificatifs reste l’une des tâches les plus répétitives en comptabilité. Entre les reçus papier, les factures PDF, les achats en ligne et les notes de frais, plusieurs heures peuvent être consacrées chaque semaine à des opérations de classement et de ressaisie. Dext automatise cette première étape grâce à l’intelligence artificielle, puis transmet les données vers le logiciel comptable de l’entreprise. Le résultat est une gestion documentaire plus rapide, des erreurs limitées et une meilleure visibilité sur les dépenses.
Pourquoi la pré-comptabilité ralentit encore de nombreuses entreprises ?
📄 Avant qu’une facture ne soit enregistrée dans un logiciel comptable, plusieurs opérations sont réalisées manuellement : téléchargement du document, vérification des informations, saisie des montants, affectation comptable, classement puis archivage.
Ces manipulations sont souvent réparties entre plusieurs personnes :
- un collaborateur reçoit la facture ;
- un responsable valide la dépense ;
- le service administratif prépare les pièces ;
- le cabinet comptable enregistre les écritures.
Chaque étape ajoute du temps de traitement. Lorsqu’une entreprise reçoit 300 à 1 000 factures par mois, quelques minutes perdues sur chaque document représentent rapidement plusieurs journées de travail.
Les erreurs les plus courantes concernent :
- une TVA mal renseignée ;
- une date erronée ;
- un fournisseur mal identifié ;
- un justificatif transmis en double ;
- une facture jamais envoyée au comptable.
Ces anomalies entraînent souvent des relances, des corrections et des retards lors des clôtures comptables.
Dext capture les justificatifs depuis plusieurs sources sans intervention manuelle
📱 Contrairement à un simple logiciel de stockage documentaire, Dext récupère automatiquement les pièces comptables dès leur réception. L’objectif consiste à éviter que les documents restent dispersés entre plusieurs boîtes mail, ordinateurs ou smartphones.
Photographier un reçu en quelques secondes
Un ticket de restaurant, un reçu de parking ou une facture papier peuvent être photographiés directement depuis l’application mobile.
L’image est immédiatement envoyée sur les serveurs de Dext. Le collaborateur n’a plus besoin de conserver le document plusieurs semaines avant de remplir sa note de frais.
Cette méthode est particulièrement utilisée pour :
- les déplacements professionnels ;
- les repas d’affaires ;
- les frais de carburant ;
- les achats de fournitures ;
- les dépenses ponctuelles réalisées en magasin.
Importer automatiquement les factures reçues par e-mail
📧 Une grande partie des fournisseurs transmettent désormais leurs factures au format PDF.
Plutôt que de télécharger chaque document puis de le déposer dans un logiciel, Dext met à disposition une adresse e-mail dédiée.
Il suffit de transférer le message contenant la facture pour lancer automatiquement son traitement.
Certaines entreprises créent même une règle automatique dans leur messagerie afin que toutes les factures fournisseurs soient redirigées vers Dext sans intervention humaine.
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Récupérer directement les factures depuis les fournisseurs
🔄 Dext propose également plusieurs connecteurs permettant d’importer automatiquement les documents disponibles sur certains espaces clients.
Parmi les plateformes régulièrement utilisées figurent notamment :
- Amazon Business ;
- EDF ;
- Orange ;
- plusieurs opérateurs télécoms ;
- fournisseurs d’énergie ;
- services numériques.
Cette synchronisation évite aux collaborateurs de télécharger chaque facture depuis différents portails.
Déposer plusieurs documents simultanément
💻 Lorsqu’une entreprise possède déjà un grand nombre de fichiers PDF ou d’images, ceux-ci peuvent être importés par glisser-déposer.
Plusieurs dizaines de documents peuvent être envoyés en une seule opération.
Cette fonction est utile lors :
- d’un changement de logiciel ;
- d’une reprise comptable ;
- de la récupération d’archives numériques.
Comment l’intelligence artificielle de Dext analyse chaque facture ?
🤖 Une fois le document reçu, Dext utilise des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) associées à des modèles d’intelligence artificielle.
L’objectif consiste à extraire automatiquement les informations utiles sans intervention humaine.
Le logiciel identifie notamment :
| Données reconnues | Exemple |
| Nom du fournisseur | Amazon Business |
| Date d’émission | 12/07/2026 |
| Date d’échéance | 11/08/2026 |
| Numéro de facture | FA-2026-4587 |
| Devise | EUR |
| Montant HT | 850 € |
| TVA | 20 % |
| Montant TTC | 1 020 € |
Cette extraction évite la ressaisie des informations ligne par ligne.
La qualité de reconnaissance est particulièrement élevée sur les factures numériques. Pour les documents papier, le résultat dépend essentiellement de la qualité de la photographie ou du scan.
Une catégorisation automatique qui réduit les corrections comptables
📊 Après la lecture des données, Dext propose une affectation comptable.
Le logiciel prend en compte plusieurs critères :
- le fournisseur ;
- les catégories déjà utilisées auparavant ;
- les habitudes comptables de l’entreprise ;
- les règles définies par l’expert-comptable.
Par exemple :
| Fournisseur | Catégorie proposée |
| EDF | Électricité |
| Orange | Télécommunications |
| Amazon Business | Fournitures ou matériel |
| SNCF | Déplacements |
| TotalEnergies | Carburant |
Le comptable peut accepter ou modifier cette suggestion avant l’export.
Au fil du temps, Dext améliore ses propositions grâce aux validations précédentes.
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Synchronisation avec les logiciels comptables : plus de double saisie
🔗 Une fois les données vérifiées, elles sont transmises directement vers le logiciel comptable utilisé par l’entreprise.
Cette synchronisation concerne généralement :
- les écritures ;
- les images des justificatifs ;
- les montants HT ;
- les taux de TVA ;
- les centres de coûts ;
- les catégories comptables.
Parmi les logiciels compatibles figurent :
| Logiciel | Compatible |
| Sage | ✅ |
| Pennylane | ✅ |
| Cegid | ✅ |
| QuickBooks | ✅ |
| Xero | ✅ |
| Exact Online | ✅ |
| Twinfield | ✅ |
| FreeAgent | ✅ |
Cette compatibilité évite de modifier toute l’organisation comptable lors du déploiement de Dext.
Les notes de frais deviennent beaucoup plus simples à gérer
🧾 Les notes de frais représentent souvent l’une des principales sources de retard dans les services administratifs.
Les collaborateurs oublient parfois de transmettre leurs justificatifs ou attendent la fin du mois pour les regrouper.
Avec Dext, le traitement est presque immédiat.
Le salarié photographie son reçu juste après la dépense.
Le responsable reçoit ensuite la demande de validation avec toutes les informations déjà extraites :
- montant ;
- TVA ;
- fournisseur ;
- date ;
- justificatif.
Le remboursement peut être traité plus rapidement et les risques de perte de tickets diminuent fortement.
Les cabinets comptables gagnent un temps considérable sur la collecte des pièces
👨💼 Dans un cabinet comptable, une partie importante du temps de travail ne concerne pas la saisie, mais la récupération des documents.
Les collaborateurs relancent régulièrement leurs clients pour obtenir :
- les factures fournisseurs ;
- les tickets de caisse ;
- les justificatifs bancaires ;
- les notes de frais.
Avec Dext, ces documents sont envoyés au fil de l’eau.
Le cabinet dispose ainsi de pièces comptables plus complètes tout au long de l’exercice, ce qui réduit les périodes de forte activité lors des bilans.
Certaines études du secteur estiment que près de 60 à 70 % du temps consacré au traitement d’une facture correspond aux tâches administratives précédant la comptabilisation. L’automatisation de cette phase constitue donc l’un des principaux axes de réduction des coûts.
Dext face à la facturation électronique obligatoire
📑 La réforme de la facturation électronique en France modifie progressivement les échanges entre entreprises.
Même si Dext n’est pas une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), il répond déjà à plusieurs besoins qui deviennent incontournables avec cette réforme.
Le logiciel facilite :
- l’archivage numérique des justificatifs ;
- la centralisation des factures ;
- la consultation rapide des documents ;
- le partage avec le cabinet comptable ;
- la conservation des pièces dans un espace sécurisé.
Une entreprise qui utilise déjà un outil de pré-comptabilité numérique dispose généralement d’une base documentaire mieux organisée, ce qui simplifie l’adaptation aux nouvelles obligations.
Dans quels cas Dext apporte le plus de valeur ?
📈 Le retour sur investissement dépend principalement du nombre de documents traités chaque mois.
| Volume mensuel | Intérêt de Dext |
| Moins de 50 factures | Gain de confort et meilleur archivage |
| 50 à 300 factures | Réduction sensible du temps administratif |
| 300 à 1 000 factures | Automatisation de nombreuses tâches répétitives |
| Plus de 1 000 factures | Diminution importante de la charge administrative et meilleure fluidité des clôtures |
Les entreprises multisites, les cabinets d’expertise comptable, les PME disposant de nombreux fournisseurs ou les sociétés dont les collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels figurent parmi les profils qui tirent le plus de bénéfices de Dext. En centralisant les justificatifs, en automatisant l’extraction des données et en limitant les ressaisies, le logiciel réduit le temps consacré à la pré-comptabilité tout en améliorant la fiabilité des informations transmises à la comptabilité.