Une facture acquittée sert à attester qu’une facture a bien été réglée par le client. Elle reprend les informations de la facture d’origine et ajoute une mention indiquant que le paiement a été reçu, avec la date et, lorsque cela est utile, le moyen de règlement utilisé.
Pour une entreprise, un freelance ou un artisan, un modèle Word ou Excel permet de préparer rapidement ce document. Le fichier peut ensuite être converti en PDF afin d’être transmis au client avec une présentation stable et facilement archivable.
📄 À quoi sert une facture acquittée ?
Une facture acquittée est une facture dont le paiement a été reçu par le vendeur. Elle ne correspond donc pas à une nouvelle facture : il s’agit généralement de la facture initiale complétée par une mention d’acquittement.
Cette distinction est importante. Une facture envoyée au client avant son règlement reste une facture à payer. Une fois le montant encaissé, l’entreprise peut ajouter une indication précisant que la somme a été réglée.
La mention peut notamment préciser « Facture acquittée », la date du paiement et le mode de règlement. Pour un virement bancaire, par exemple, l’entreprise peut indiquer la date à laquelle les fonds ont été reçus. Pour un paiement par chèque ou carte bancaire, le mode de règlement peut également être mentionné.
🧾 Quelles informations retrouver sur le document ?
Le modèle reprend les principales informations présentes sur la facture d’origine :
- numéro de facture ;
- date d’émission ;
- identité et coordonnées du vendeur ;
- identité et coordonnées du client ;
- description des produits ou prestations ;
- quantités et prix ;
- montant HT ;
- TVA lorsqu’elle s’applique ;
- montant TTC ;
- conditions de règlement ;
- mention indiquant que la facture est acquittée ;
- date du paiement ;
- moyen de paiement lorsque cette précision est nécessaire.
Il est préférable de conserver le même numéro de facture que sur le document initial. La facture acquittée doit pouvoir être facilement rapprochée de la facture correspondant à la vente ou à la prestation.
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✍️ Comment remplir un modèle Word de facture acquittée ?
Un modèle Word est particulièrement pratique lorsqu’il faut créer une facture acquittée à partir d’un document déjà existant. Le fichier peut être ouvert avec Microsoft Word ou un logiciel compatible avec le format DOCX.
La première étape consiste à renseigner les informations de l’entreprise et celles du client. Il faut ensuite reprendre les références de la facture concernée et vérifier les montants avant d’ajouter la mention d’acquittement.
🖥️ Modifier le modèle directement dans Word
Après ouverture du document, les champs prévus dans le modèle peuvent être remplacés par les informations de l’entreprise. Il faut notamment vérifier :
1. Les coordonnées du vendeur
Nom ou raison sociale, adresse et informations légales doivent correspondre à celles figurant sur la facture initiale.
2. Les informations du client
Le nom, l’adresse et les éventuelles informations complémentaires sont renseignés comme sur le document d’origine.
3. Les références de la facture
Le numéro et la date de la facture doivent être conservés afin d’assurer la correspondance entre les documents.
4. Le paiement
La date d’encaissement peut être ajoutée, accompagnée du mode de règlement si nécessaire.
5. La mention d’acquittement
Une formule claire comme « Facture acquittée le [date] » peut être placée dans une zone visible du document.
Une fois les informations vérifiées, le document Word peut être enregistré afin de conserver une version modifiable.
📥 Télécharger gratuitement le modèle
Pour éviter de créer la mise en page depuis zéro, il est possible d’utiliser directement notre modèle.
👉 Télécharger gratuitement notre modèle de facture acquittée et renseigner les informations de l’entreprise et du client directement dans le document.
Le modèle peut ensuite être personnalisé avant d’être enregistré et converti en PDF.
📊 Utiliser un modèle Excel pour une facture acquittée
Excel convient particulièrement aux entreprises qui souhaitent effectuer automatiquement certains calculs. Les cellules peuvent contenir les quantités, prix unitaires, taux de TVA et montants correspondants.
Un modèle Excel peut ainsi servir de base à la création de la facture initiale puis à son passage en facture acquittée après réception du paiement.
🔢 Vérifier les montants dans Excel
Avant de convertir le document, il faut contrôler les différentes lignes de facturation. Les calculs doivent notamment correspondre à la facture d’origine.
Un tableau classique peut contenir :
| Désignation | Quantité | Prix unitaire HT | Total HT |
| Prestation A | 2 | 250 € | 500 € |
| Prestation B | 1 | 150 € | 150 € |
| Total HT | 650 € | ||
| TVA 20 % | 130 € | ||
| Total TTC | 780 € |
Une fois le paiement reçu, il n’est généralement pas nécessaire de modifier les montants de la facture. L’information nouvelle concerne principalement l’acquittement de la somme due.
Il est donc préférable de ne pas transformer le montant TTC en un nouveau prix ou de modifier artificiellement les lignes de vente. Le document doit rester cohérent avec la facture ayant fait l’objet du règlement.
📥 Télécharger le modèle Excel gratuitement
Un modèle Excel évite également de recréer les tableaux et les calculs à chaque facture.
👉 Télécharger gratuitement notre modèle de facture acquittée puis ouvrez-le dans Excel pour remplacer les informations présentes dans les cellules prévues à cet effet.
Après vérification des montants, de la date de paiement et de la mention d’acquittement, le fichier peut être préparé pour son export en PDF.
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📑 Pourquoi convertir le modèle Word ou Excel en PDF ?
Le PDF est généralement préférable pour l’envoi au client, car son contenu et sa mise en page restent beaucoup plus stables d’un appareil à l’autre.
Un fichier Word ou Excel reste modifiable. Le client pourrait également l’ouvrir avec un logiciel différent et constater une présentation légèrement différente. Le PDF conserve au contraire la mise en page préparée au moment de l’export.
Cette conversion ne signifie pas que le fichier Word ou Excel doit être supprimé. Il est recommandé de conserver la version source modifiable dans les archives de l’entreprise et de transmettre le PDF au client.
💻 Convertir un fichier Word en PDF
Depuis Microsoft Word, la procédure est simple :
- Ouvrir le modèle complété.
- Vérifier toutes les informations.
- Cliquer sur Fichier.
- Sélectionner Enregistrer sous ou Exporter.
- Choisir le format PDF.
- Enregistrer le document avec un nom identifiable.
Par exemple :
Facture-acquittee-FA-2026-025.pdf
Cette convention permet de retrouver rapidement le document dans les dossiers de l’entreprise.
📊 Convertir un fichier Excel en PDF
Avec Excel, il est préférable de vérifier la mise en page avant l’export. Un tableau trop large peut être coupé sur plusieurs pages.
Il faut donc contrôler l’orientation, les marges, la zone d’impression et l’aperçu avant de générer le PDF.
La procédure consiste généralement à :
- Ouvrir le fichier Excel.
- Vérifier les données et les calculs.
- Contrôler l’aperçu avant impression.
- Ajuster la zone d’impression si nécessaire.
- Choisir Enregistrer sous ou Exporter.
- Sélectionner PDF.
- Enregistrer le fichier.
Le PDF obtenu peut alors être ouvert indépendamment d’Excel pour effectuer une dernière vérification avant son envoi.
📧 Comment envoyer une facture acquittée au client ?
Une fois le PDF créé, l’entreprise peut le transmettre par e-mail au client. Le message peut rappeler le numéro de facture concerné et la date du règlement.
Le document joint doit être clairement identifiable. Un nom comme facture-acquittee-125.pdf est préférable à un nom générique tel que document.pdf ou facture-final-v2.pdf.
Il est également conseillé de conserver une copie du PDF envoyé avec la facture originale et les éléments permettant de justifier le paiement.
💶 Et en cas de paiement partiel ?
Une facture ne doit pas être présentée comme totalement acquittée lorsque seule une partie de la somme a été réglée.
Dans le cas d’un paiement partiel, il faut conserver une distinction claire entre le montant facturé et le montant déjà encaissé. Une mention relative à l’acompte ou au règlement partiel peut être utilisée selon la situation.
La facture ne devient entièrement acquittée qu’une fois la totalité de la somme due reçue.
🗂️ Facture originale et facture acquittée : faut-il conserver les deux ?
Oui, conserver les différents documents facilite le suivi administratif et comptable.
L’entreprise peut archiver :
| Document | Utilité |
| Facture originale | Document correspondant à la vente ou à la prestation |
| Justificatif de paiement | Preuve de l’encaissement |
| Facture acquittée | Document indiquant que la facture a été réglée |
| Fichier Word ou Excel | Version modifiable du modèle |
| PDF envoyé au client | Version finale transmise |
Cette organisation est particulièrement utile lorsque plusieurs factures sont émises chaque mois. Le numéro de facture permet alors de rapprocher rapidement la facture, le paiement et le document acquitté.