La saisie manuelle des factures reste l’une des tâches les plus chronophages en comptabilité. Avec Dext OCR, un document papier, un PDF ou une simple photo devient automatiquement une écriture exploitable après analyse par la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle. Cette automatisation réduit le temps consacré à la saisie, limite les erreurs et accélère la transmission des pièces vers le logiciel comptable.
De l’image à l’écriture comptable : le parcours d’une facture
Le fonctionnement de Dext OCR repose sur plusieurs traitements successifs. Une facture ne devient pas immédiatement une écriture comptable : elle passe par différentes phases d’analyse avant d’être exportée vers le cabinet comptable ou l’ERP de l’entreprise.
📥 Première étape : récupérer les justificatifs
Avant toute analyse, les documents doivent être importés dans Dext. La plateforme accepte plusieurs formats afin de s’adapter aux habitudes des entreprises et des collaborateurs.
📱 Depuis l’application mobile
L’utilisateur photographie une facture, un reçu ou une note de frais avec son smartphone. L’image est immédiatement envoyée vers les serveurs de Dext pour être analysée.
Cette méthode est particulièrement utilisée pour :
- les tickets de restaurant ;
- les frais de déplacement ;
- les achats réalisés en magasin ;
- les dépenses engagées pendant une mission.
📧 Depuis une adresse e-mail
Les factures électroniques peuvent être transférées vers une adresse dédiée fournie par Dext.
Cette solution évite de télécharger puis de réimporter chaque document reçu par courrier électronique.
🖥️ Depuis un ordinateur
Les utilisateurs peuvent également déposer directement :
- des fichiers PDF ;
- des images JPEG ou PNG ;
- des documents numérisés ;
- des factures scannées.
Certaines entreprises connectent également Dext à leurs fournisseurs afin de récupérer automatiquement les nouvelles factures disponibles.
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Comment fonctionne réellement l’OCR de Dext ?
L’acronyme OCR signifie Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères.
Son objectif consiste à transformer un document contenant du texte en données exploitables par un logiciel informatique.
Concrètement, lorsqu’une facture est importée, Dext analyse son contenu ligne par ligne. Les caractères présents sur l’image sont détectés, identifiés puis convertis en texte numérique.
L’OCR ne se contente donc pas de créer une copie numérique du document. Il lit réellement son contenu.
Une facture papier photographiée devient ainsi un ensemble d’informations structurées pouvant être traitées automatiquement.
🤖 L’intelligence artificielle intervient après la lecture du document
L’OCR identifie les caractères, mais il ne sait pas forcément ce qu’ils représentent.
C’est à ce moment que les modèles d’intelligence artificielle prennent le relais.
Ils analysent la disposition de la facture afin de distinguer automatiquement :
- le nom du fournisseur ;
- la date d’émission ;
- le numéro de facture ;
- le montant hors taxes ;
- le montant TTC ;
- le taux et le montant de TVA ;
- la devise utilisée ;
- les références de commande lorsqu’elles sont présentes.
Même si deux fournisseurs utilisent des mises en page totalement différentes, Dext est capable de retrouver ces informations grâce à l’analyse de milliers de modèles de factures.
Les informations reconnues automatiquement
Selon la qualité du document et les informations présentes, Dext peut extraire de nombreuses données sans intervention humaine.
| Donnée analysée | Reconnaissance automatique |
| Fournisseur | ✅ |
| Date de facture | ✅ |
| Numéro de facture | ✅ |
| Montant HT | ✅ |
| TVA | ✅ |
| Montant TTC | ✅ |
| Devise | ✅ |
| Référence du document | ✅ |
Cette extraction automatique réduit fortement le temps consacré à la saisie des informations répétitives.
Après l’extraction, Dext prépare la comptabilisation
Une fois les données récupérées, la plateforme ne s’arrête pas à une simple lecture de facture.
Elle prépare également les informations destinées au logiciel comptable.
📂 Une catégorisation des dépenses
En fonction du fournisseur, de l’historique ou des règles définies par l’entreprise, Dext peut suggérer la catégorie comptable correspondant à la dépense.
Quelques exemples :
| Type de dépense | Catégorie suggérée |
| Hôtel | Frais de déplacement |
| Restaurant | Frais de réception |
| Carburant | Déplacements |
| Fournitures de bureau | Charges administratives |
| Logiciel SaaS | Abonnements |
Ces propositions restent modifiables avant validation définitive.
💶 Une gestion de la TVA plus rapide
La TVA figure parmi les données les plus importantes d’une facture.
Dext détecte automatiquement :
- le taux appliqué ;
- le montant de TVA ;
- la base hors taxes ;
- le total TTC.
Cette lecture automatique limite les erreurs de saisie pouvant avoir des conséquences lors des déclarations fiscales.
Exporter les écritures vers le logiciel comptable
Lorsque les contrôles sont terminés, les informations peuvent être transférées vers le logiciel utilisé par l’entreprise ou son cabinet comptable.
Dext est compatible avec de nombreuses solutions du marché.
Parmi les intégrations les plus courantes figurent notamment :
- Sage ;
- Cegid ;
- Pennylane ;
- QuickBooks ;
- Xero ;
- Exact ;
- Microsoft Dynamics.
Les écritures et les justificatifs sont envoyés ensemble, ce qui facilite les contrôles ultérieurs et les recherches documentaires.
Quel gain de temps par rapport à une saisie manuelle ?
Le principal intérêt de Dext OCR réside dans la réduction des opérations répétitives.
Sans automatisation, un collaborateur doit généralement :
- ouvrir le document ;
- lire chaque information ;
- saisir les montants ;
- recopier la TVA ;
- renseigner le fournisseur ;
- classer le justificatif ;
- transmettre la pièce au cabinet comptable.
Avec Dext, une grande partie de ces étapes est réalisée automatiquement.
| Méthode | Saisie manuelle | Dext OCR |
| Lecture du document | Oui | Automatique |
| Identification du fournisseur | Manuelle | Automatique |
| Extraction de la TVA | Manuelle | Automatique |
| Classement des justificatifs | Manuel | Automatique |
| Export comptable | Manuel | Automatique |
Pour les entreprises traitant plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de factures chaque mois, cette automatisation représente un gain de temps considérable pour les équipes administratives et les cabinets d’expertise comptable.