Les fichiers commercialisés par Easyfichiers sont présentés par le fournisseur comme conformes au RGPD, avec des bases professionnelles issues notamment de sources officielles et des fichiers de particuliers collectés par opt-in. Toutefois, acheter une base de données ne garantit pas automatiquement que toutes les campagnes de prospection réalisées à partir de celle-ci respecteront la réglementation. La conformité dépend de la provenance des informations, de la validité des autorisations nécessaires et de la manière dont les contacts sont sollicités.
🔎 Easyfichiers respecte-t-il le RGPD ?
Easyfichiers commercialise des fichiers de prospection destinés aux entreprises qui souhaitent contacter de nouveaux clients ou partenaires. Les règles applicables varient selon la nature des contacts et les canaux de communication utilisés.
Des fichiers professionnels issus de sources officielles
Les bases de données B2B peuvent contenir des informations sur des entreprises et des professionnels, notamment à partir de sources comme le répertoire Sirene de l’Insee. Ces données peuvent servir à identifier des sociétés selon leur activité, leur localisation ou d’autres critères disponibles.
L’origine publique d’une information ne signifie cependant pas que toutes les utilisations sont autorisées sans condition. Lorsqu’une donnée permet d’identifier une personne physique, le RGPD peut s’appliquer. C’est notamment le cas de certaines coordonnées professionnelles nominatives.
Pour utiliser un fichier d’entreprises, il faut donc vérifier la nature des informations fournies, leur provenance et les conditions applicables à la prospection envisagée.
Des fichiers de particuliers collectés par opt-in
Pour ses fichiers B2C, Easyfichiers met en avant la collecte de données par opt-in. Ce mécanisme consiste à recueillir le consentement d’une personne avant certaines utilisations de ses informations, notamment l’envoi de communications commerciales.
La présence d’une mention « opt-in » ne suffit toutefois pas à établir que le fichier peut être utilisé pour n’importe quelle campagne. Le consentement doit être valable et couvrir la finalité concernée. Lorsqu’une transmission à des partenaires commerciaux est nécessaire, il faut notamment vérifier que les personnes ont été informées de cette transmission et que leur accord couvre bien les sollicitations prévues.
Avant l’achat, il est donc recommandé de demander au fournisseur des précisions sur les modalités de collecte, les finalités autorisées et les preuves de consentement disponibles.
🏢 Prospection B2B : quelles règles pour les fichiers d’entreprises ?
La prospection auprès des professionnels bénéficie d’un régime différent de celui applicable aux particuliers. En matière de prospection électronique B2B, le consentement préalable n’est généralement pas nécessaire lorsque le message est en rapport avec la profession du destinataire. L’intérêt légitime peut alors servir de base légale, à condition de respecter les exigences du RGPD.
L’intérêt légitime comme base légale
Une entreprise peut, par exemple, contacter un responsable informatique pour lui présenter une solution logicielle correspondant à ses fonctions. Le sujet du message doit présenter un lien pertinent avec l’activité professionnelle du destinataire.
À l’inverse, une sollicitation sans rapport avec ses responsabilités peut poser problème. La simple présence d’une adresse dans un fichier commercial ne suffit pas à justifier son utilisation.
Avant de lancer une campagne, l’annonceur doit donc vérifier que la cible, le produit proposé et le motif de contact sont cohérents.
Informer les contacts et respecter leur opposition
L’utilisation d’un fichier acheté implique plusieurs obligations. Lorsque les coordonnées n’ont pas été recueillies directement auprès de la personne, celle-ci doit notamment recevoir les informations requises par le RGPD, dont la source des données, au plus tard lors de la première communication si cette dernière intervient avant les autres échéances prévues par le règlement.
Les messages de prospection doivent également permettre au destinataire de s’opposer simplement et gratuitement aux sollicitations commerciales. Cette opposition doit ensuite être respectée.
En pratique, il convient de prévoir :
- une information claire sur l’identité de l’entreprise qui contacte la personne ;
- une indication sur la provenance des coordonnées, par exemple Easyfichiers si cela correspond à la source réelle ;
- une explication de la finalité de la prospection et de la base légale utilisée ;
- un moyen simple de s’opposer aux prochains messages ;
- une procédure pour exclure les personnes opposées des campagnes suivantes.
L’entreprise qui utilise le fichier reste responsable du respect de ses obligations. Le fait d’avoir acheté les données auprès d’un prestataire ne la dispense pas de ces vérifications.
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👤 Prospection B2C : quelles règles pour les fichiers de particuliers ?
Les règles applicables aux particuliers sont plus strictes pour certaines formes de prospection. Il faut notamment distinguer l’email, le SMS, le démarchage téléphonique et les sollicitations commerciales par d’autres moyens.
Emailing et SMS : vérifier le consentement
En France, la prospection commerciale par courrier électronique ou SMS auprès des particuliers exige en principe un consentement préalable, sous réserve des exceptions prévues par la réglementation.
Pour un fichier acheté, le point déterminant est de vérifier que le consentement couvre bien la transmission des coordonnées à des tiers et leur utilisation à des fins de prospection commerciale. Une autorisation limitée à recevoir les messages d’une seule entreprise ne permet pas nécessairement à un autre annonceur d’utiliser les données.
Avant d’importer le fichier dans un outil d’emailing ou de SMS, il est utile de demander :
- la formulation exacte présentée aux personnes lors de la collecte ;
- la manière dont leur accord a été enregistré ;
- les finalités et catégories de partenaires annoncées ;
- la date et les modalités de collecte du consentement ;
- les procédures prévues pour gérer les retraits de consentement et les oppositions.
Si ces éléments ne permettent pas de démontrer que la campagne envisagée est autorisée, il vaut mieux suspendre l’envoi jusqu’à clarification.
Démarchage téléphonique : ne pas se limiter à Bloctel
Pour les campagnes téléphoniques, il faut prendre en compte les règles françaises applicables au démarchage et les restrictions concernant les personnes inscrites sur Bloctel, lorsque ce dispositif s’applique.
Le simple nettoyage d’un fichier au regard de Bloctel ne suffit pas à garantir la conformité de toute la campagne. Il faut aussi vérifier les règles relatives au secteur concerné, aux horaires, aux exceptions applicables et aux éventuelles interdictions spécifiques.
Les règles du démarchage téléphonique évoluant, l’entreprise doit vérifier les exigences en vigueur au moment de sa campagne.
⚖️ Qui est responsable en cas de non-conformité ?
L’achat d’un fichier auprès d’un fournisseur ne transfère pas automatiquement toutes les responsabilités liées à son utilisation. Le fournisseur et l’entreprise acheteuse peuvent avoir des obligations distinctes selon leur rôle dans la collecte, la transmission et l’exploitation des données.
Les vérifications à demander à Easyfichiers
Avant de commander un fichier, il est conseillé d’obtenir des réponses précises sur les points suivants :
| Vérification | Pourquoi est-elle importante ? |
| Origine des données | Identifier les sources utilisées et les modalités de collecte |
| Nature des coordonnées | Distinguer les données d’entreprise des informations personnelles |
| Consentement pour les particuliers | Vérifier les finalités autorisées et la transmission à des partenaires |
| Actualisation du fichier | Limiter les coordonnées obsolètes et les erreurs |
| Gestion des oppositions | Éviter de recontacter des personnes ayant refusé la prospection |
| Documentation fournie | Conserver des éléments permettant de justifier les vérifications réalisées |
Il est également utile de clarifier contractuellement les responsabilités de chaque partie, les modalités de mise à jour des données et la procédure à suivre en cas de demande d’une personne ou de découverte d’une anomalie.
Les obligations de l’entreprise qui achète le fichier
L’entreprise doit déterminer sa propre base légale, respecter les droits des personnes et limiter l’utilisation des données à des finalités compatibles avec les règles applicables.
Elle doit notamment être en mesure de traiter les demandes d’accès, de rectification, d’effacement ou d’opposition lorsque ces droits s’appliquent. Elle doit aussi prévoir une durée de conservation adaptée et protéger les informations contre les accès non autorisés.
La conformité ne se résume donc pas à une déclaration du fournisseur : elle nécessite des contrôles avant l’achat et pendant l’utilisation du fichier.