La note de frais Nibelis permet aux salariés de saisir leurs dépenses professionnelles depuis un portail RH, puis de transmettre les justificatifs à leur responsable pour validation. Le processus couvre la saisie des dépenses, le contrôle des montants et le transfert des éléments validés vers la paie.
L’intérêt est de regrouper ces opérations dans un même environnement. Le salarié renseigne ses dépenses, le manager vérifie les informations et les montants validés peuvent ensuite être transmis pour leur traitement dans la paie et la comptabilité.
📱 Nibelis note de frais : comment enregistrer les justificatifs ?
Une saisie possible depuis un support mobile
Le salarié peut renseigner une dépense professionnelle depuis l’interface prévue à cet effet et joindre le justificatif correspondant. La saisie depuis un smartphone réduit notamment les risques d’accumulation de tickets papier jusqu’à la fin du mois.
Un déplacement professionnel peut ainsi donner lieu à l’enregistrement d’un repas, d’un trajet, d’une nuit d’hôtel ou d’une autre dépense directement après le paiement.
Les informations renseignées peuvent ensuite être transmises dans le circuit de validation sans attendre la fin de la période de remboursement.
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📷 L’OCR pour récupérer les informations du reçu
La solution Nibelis intègre une technologie OCR, capable de lire les informations présentes sur un justificatif numérisé.
Le montant et certaines données du reçu peuvent ainsi être récupérés automatiquement, ce qui limite la saisie manuelle. Le salarié doit néanmoins vérifier les informations avant de transmettre sa note de frais, notamment lorsque le document photographié est difficile à lire.
L’OCR ne dispense donc pas du contrôle de la dépense. Il sert surtout à réduire les ressaisies et à accélérer l’enregistrement des justificatifs.
🗃️ Conservation numérique des justificatifs
La dématérialisation permet également de conserver les justificatifs associés aux dépenses dans l’environnement numérique prévu par la solution.
Cette conservation facilite la consultation d’une dépense lorsqu’un responsable, le service RH ou la comptabilité doit retrouver un document. La présence du justificatif dans le dossier permet également de rapprocher plus facilement le montant déclaré avec le document correspondant.
Pour l’entreprise, la question de la conservation doit toutefois être appréciée au regard de ses propres obligations comptables et fiscales ainsi que des conditions de l’archivage mis en place.
✅ Comment fonctionne la validation des notes de frais ?
Le salarié transmet sa dépense au manager
Une fois la dépense renseignée et le justificatif ajouté, le collaborateur peut transmettre sa note de frais dans le circuit prévu par l’entreprise.
Le responsable désigné reçoit alors les éléments nécessaires à son contrôle. Il peut vérifier la nature de la dépense, son montant, sa date et le justificatif associé.
Le circuit évite ainsi que chaque note de frais soit transmise séparément par e-mail avec une succession de fichiers joints ou de documents papier.
👔 Le manager contrôle les dépenses
Le responsable dispose d’un tableau de bord permettant de suivre les notes de frais qui nécessitent une intervention.
Le contrôle peut porter sur plusieurs éléments :
- la présence du justificatif ;
- la date de la dépense ;
- le montant déclaré ;
- la catégorie de dépense ;
- le respect des règles internes ;
- le plafond applicable ;
- la cohérence entre la dépense et le déplacement professionnel.
Une entreprise peut par exemple définir une limite pour les repas ou certains types de dépenses. Une note dépassant cette limite peut alors nécessiter une vérification avant validation.
⚠️ Les règles internes peuvent être prises en compte
Les politiques de remboursement varient d’une entreprise à l’autre. Le montant autorisé pour un repas, les conditions de prise en charge d’un déplacement ou les catégories de dépenses acceptées peuvent être définis dans les règles internes.
La gestion informatisée des notes de frais permet de rapprocher les dépenses déclarées de ces règles et de faire remonter certaines situations nécessitant un contrôle.
Le manager conserve toutefois son rôle de validation. Une alerte ou un contrôle automatisé ne remplace pas nécessairement la décision du responsable lorsque la dépense demande une appréciation particulière.
💶 Que deviennent les notes de frais après validation ?
Les dépenses validées peuvent être transmises vers la paie
Une fois la note de frais approuvée, les informations peuvent être transmises vers le traitement de la paie.
Cette liaison évite notamment de ressaisir manuellement les montants validés dans un autre système. Le remboursement peut alors être pris en compte avec les éléments de rémunération selon les règles définies par l’entreprise.
Le salarié retrouve ensuite le montant correspondant sur son bulletin de paie, lorsque l’entreprise utilise ce mode de remboursement.
📊 Les données peuvent également alimenter la comptabilité
La gestion des notes de frais ne concerne pas uniquement le salarié et le service RH. Les dépenses validées doivent également être enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise.
Nibelis prévoit ainsi la génération d’éléments comptables, notamment sous forme d’écritures d’opérations diverses (OD), afin de faciliter leur intégration dans le traitement comptable.
Cette liaison réduit le nombre de ressaisies entre les services et permet de conserver une continuité entre la dépense déclarée, sa validation et son traitement administratif.
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🔄 Nibelis note de frais : quel circuit entre le salarié et le remboursement ?
Le processus peut être résumé de la manière suivante :
| Étape | Action |
| 📱 1. Saisie | Le salarié renseigne sa dépense |
| 📷 2. Justificatif | Le reçu est photographié ou ajouté au dossier |
| 🔎 3. Lecture | L’OCR récupère certaines informations du document |
| 📤 4. Transmission | La note est envoyée au circuit de validation |
| 👔 5. Contrôle | Le manager vérifie la dépense |
| ✅ 6. Validation | La note conforme est approuvée |
| 💶 7. Paie | Le montant validé est transmis pour traitement |
| 📊 8. Comptabilité | Les données nécessaires aux écritures sont générées |
| 🧾 9. Remboursement | Le salarié reçoit le remboursement selon le processus retenu |
Cette organisation donne une continuité au traitement de la dépense, depuis le justificatif jusqu’à son remboursement.
🧑💼 Quels avantages pour le service RH ?
Pour les ressources humaines, la gestion numérique des notes de frais limite le traitement de documents papier et facilite le suivi des dépenses en attente.
Le service peut notamment identifier les notes qui attendent une validation, celles qui ont été approuvées et celles qui sont prêtes à être transmises vers la paie.
La présence des informations dans le même environnement réduit également les échanges dispersés entre salariés, managers, RH et comptabilité.
Le gain de temps dépend toutefois du volume de dépenses et de l’organisation de l’entreprise. Une PME qui traite quelques dizaines de notes par mois n’aura pas les mêmes contraintes qu’une société comptant plusieurs centaines de collaborateurs régulièrement en déplacement.
🧾 Quels contrôles effectuer avant le remboursement ?
Même avec un traitement automatisé, certaines vérifications restent nécessaires avant de valider une note de frais.
Le manager ou le service compétent doit notamment vérifier le justificatif, le montant, la date, la nature de la dépense et son respect des règles internes.
Une attention particulière peut être portée aux dépenses inhabituelles, aux montants dépassant les plafonds prévus ou aux justificatifs incomplets.
L’automatisation sert principalement à accélérer le traitement et à signaler certaines situations. Elle ne supprime pas la nécessité d’un contrôle humain lorsque les circonstances le justifient.