La gestion comptable constitue une étape essentielle pour toute entreprise. Entre la collecte des justificatifs, la préparation des écritures comptables et la transmission des informations au cabinet comptable, les tâches administratives peuvent rapidement devenir chronophages.
Afin de simplifier ces opérations, plusieurs outils numériques proposent aujourd’hui des solutions de pré-comptabilité automatisée. Parmi eux, Regate by Qonto offre un environnement conçu pour faciliter la collaboration entre les entrepreneurs et les cabinets comptables.
Cette solution s’intègre directement à l’écosystème de gestion financière proposé par Qonto. Elle permet notamment de centraliser les justificatifs, de rapprocher les transactions bancaires et de transmettre les écritures comptables vers un logiciel de production comptable.
Qu’est-ce que Regate by Qonto ?
Regate by Qonto est une solution de pré-comptabilité automatisée conçue pour faciliter la collaboration entre les cabinets d’expertise comptable et leurs clients entrepreneurs. Son objectif principal est de simplifier les tâches administratives et comptables en centralisant plusieurs opérations dans une seule plateforme numérique.
Dans la gestion quotidienne d’une entreprise, de nombreuses opérations doivent être traitées avant l’établissement des comptes : collecte des justificatifs, rapprochement bancaire, classification des dépenses ou encore transmission des informations au cabinet comptable. Ces étapes, souvent répétitives, peuvent devenir chronophages lorsqu’elles sont réalisées manuellement.
Regate by Qonto propose donc un environnement numérique permettant de regrouper et automatiser ces processus.
La plateforme permet notamment de centraliser :
- 📄 la récupération et l’archivage des justificatifs
- 💳 le suivi et le rapprochement des transactions bancaires
- 📊 la préparation des écritures comptables
- 🔄 la transmission des données vers un logiciel comptable
L’un des points forts de cette solution réside dans son intégration directe avec l’écosystème Qonto, qui propose déjà des services de compte professionnel, de gestion financière et de facturation destinés aux entreprises.
Grâce à cette connexion, les transactions effectuées sur un compte professionnel peuvent être automatiquement synchronisées avec la plateforme, ce qui facilite l’association avec les factures et les justificatifs correspondants.
Cette centralisation permet :
- aux entrepreneurs de mieux suivre leurs dépenses et leurs documents administratifs
- aux experts-comptables d’accéder rapidement aux informations nécessaires à la tenue des comptes
L’ensemble fonctionne via une interface collaborative dans laquelle le cabinet et son client partagent les mêmes données en temps réel. Cela réduit les échanges d’emails et la transmission de documents dispersés.
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Une solution de pré-comptabilité automatisée
La pré-comptabilité correspond à l’ensemble des opérations réalisées avant la production comptable finale. Ces étapes préparatoires permettent d’organiser les données financières afin que le cabinet comptable puisse ensuite produire les comptes annuels, les déclarations fiscales ou les bilans.
Traditionnellement, ces tâches impliquent beaucoup d’actions manuelles : tri des factures, saisie de données, vérification des transactions ou encore archivage des justificatifs.
Regate by Qonto vise à automatiser une grande partie de ces opérations, ce qui permet :
- de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle
- d’accélérer la transmission des données comptables
- de simplifier le travail des entrepreneurs et des cabinets comptables
Plusieurs fonctionnalités participent à cette automatisation.
Collecte et dématérialisation des justificatifs
Dans toute entreprise, les transactions financières doivent être accompagnées de documents justificatifs : factures fournisseurs, notes de frais, tickets de caisse, reçus ou contrats.
Ces documents sont indispensables pour :
- la tenue de la comptabilité
- la justification des dépenses
- le contrôle fiscal éventuel
Regate by Qonto permet de centraliser et dématérialiser ces documents directement dans la plateforme.
Les justificatifs peuvent être ajoutés de différentes manières :
- 💻 Téléchargement depuis un ordinateur
L’utilisateur peut importer une facture ou un document directement depuis son poste de travail. - 📱 Import depuis un smartphone
Une photo d’un ticket ou d’une facture peut être prise puis ajoutée dans l’interface. - 📧 Transfert par email
Les documents reçus par courrier électronique peuvent être automatiquement transférés vers la plateforme. - 🔗 Synchronisation avec d’autres outils
Certaines applications ou logiciels peuvent être connectés pour importer automatiquement des factures.
Une fois le document ajouté, il peut être associé à la transaction correspondante. Cette association facilite ensuite le travail de vérification et d’enregistrement comptable.
Pour les cabinets comptables, cela signifie que les justificatifs sont disponibles immédiatement et organisés au même endroit, ce qui simplifie la préparation des comptes.
Rapprochement des transactions
Le rapprochement bancaire est une étape importante en comptabilité. Elle consiste à vérifier que chaque mouvement bancaire correspond à une opération réelle et qu’il est accompagné d’un justificatif.
Dans un fonctionnement classique, cette opération nécessite souvent :
- de consulter les relevés bancaires
- de rechercher les factures correspondantes
- de vérifier les montants et les dates
Avec Regate by Qonto, les transactions issues du compte professionnel apparaissent automatiquement dans l’interface.
Les utilisateurs peuvent alors :
- visualiser chaque transaction
- associer la facture correspondante
- vérifier la nature de la dépense ou du paiement
Cette étape permet de structurer les données financières avant leur intégration en comptabilité.
Le rapprochement facilite également :
- la détection d’éventuelles erreurs
- le suivi des paiements fournisseurs
- la vérification des dépenses professionnelles
Pour les cabinets comptables, cela signifie que les informations reçues sont déjà organisées et vérifiées, ce qui accélère la production comptable.
Préparation des écritures comptables
Une fois les transactions et les justificatifs associés, les informations peuvent être utilisées pour préparer les écritures comptables.
Les écritures comptables sont les enregistrements qui traduisent les opérations financières d’une entreprise dans les comptes. Elles sont généralement réalisées dans un logiciel de production comptable utilisé par le cabinet.
Regate by Qonto permet de préparer ces données en amont.
La plateforme propose notamment des fonctionnalités permettant de :
- 📂 classer les opérations selon leur nature
- 🧾 identifier les catégories de dépenses
- 🧮 préparer les imputations comptables
Une fois ces étapes réalisées, les informations peuvent être transmises automatiquement au logiciel comptable du cabinet.
Cette automatisation réduit :
- la saisie manuelle
- les erreurs de retranscription
- le temps nécessaire au traitement des données
Elle permet également aux cabinets de se concentrer davantage sur l’analyse financière et le conseil aux entreprises, plutôt que sur les tâches répétitives.
Passer à la facture électronique
La facturation électronique représente une évolution importante dans la gestion administrative des entreprises. Plusieurs réformes prévoient la généralisation progressive de la facture électronique dans les relations entre entreprises.
Dans ce contexte, les entreprises doivent progressivement adopter des solutions capables de :
- créer des factures électroniques conformes
- recevoir des factures numériques
- transmettre ces documents aux autorités compétentes
L’écosystème proposé par Qonto inclut des fonctionnalités permettant de gérer ces nouvelles obligations.
La plateforme intègre notamment une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Une PDP permet notamment :
- 📤 l’envoi de factures électroniques
- 📥 la réception de factures numériques
- 🔄 la transmission des données aux systèmes fiscaux
Parmi les formats utilisés figure Factur-X, un format hybride combinant :
- un document PDF lisible
- des données structurées exploitables automatiquement
Ce format facilite le traitement automatisé des factures par les logiciels comptables.
En adoptant ces outils dès maintenant, les entreprises peuvent anticiper les évolutions réglementaires liées à la facturation électronique.
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Création d’entreprise depuis la plateforme
L’écosystème Regate by Qonto ne se limite pas à la gestion comptable. Il propose également des outils permettant d’accompagner la création d’entreprise.
Pour les cabinets comptables, cette fonctionnalité permet de centraliser plusieurs démarches administratives liées à la création d’une société.
Certaines opérations peuvent être réalisées directement depuis la plateforme, notamment :
- 📝 génération des statuts juridiques
- 📑 préparation des documents administratifs
- 💰 initiation du dépôt de capital
- 📊 suivi des étapes de création
Ces fonctionnalités permettent de simplifier le processus de création pour les entrepreneurs, qui peuvent être accompagnés par leur expert-comptable tout au long des démarches.
La centralisation des informations permet également au cabinet de suivre l’avancement du projet en temps réel.
Cette approche favorise une collaboration plus étroite entre les entrepreneurs et leur cabinet comptable, dès les premières étapes de la vie de l’entreprise.
Une interface client pour collaborer avec le cabinet
La collaboration entre les entrepreneurs et leur cabinet comptable joue un rôle central dans la gestion d’une entreprise. Pour assurer un suivi financier efficace, les informations doivent circuler rapidement entre les deux parties : factures, justificatifs, transactions bancaires ou encore données liées à la trésorerie.
Dans un fonctionnement traditionnel, ces échanges passent souvent par plusieurs canaux différents :
- envoi de documents par email
- transmission de fichiers via des plateformes de stockage
- partage de relevés bancaires
- échanges téléphoniques pour clarifier certaines opérations
Cette organisation peut entraîner une perte de temps et un manque de visibilité pour l’entrepreneur comme pour l’expert-comptable.
L’écosystème proposé par Qonto, associé à Regate, inclut donc une interface client dédiée. Cette interface permet aux entrepreneurs d’accéder à plusieurs outils de gestion financière depuis un environnement unique.
Grâce à cette interface, les entrepreneurs peuvent gérer différents aspects de leur activité :
- 🧾 Facturation : création, envoi et suivi des factures clients
- 🛒 Gestion des achats : suivi des dépenses et factures fournisseurs
- 💰 Suivi de la trésorerie : visualisation des entrées et sorties d’argent
- 📄 Gestion des justificatifs : stockage et organisation des documents comptables
Toutes les informations enregistrées dans cette interface peuvent être synchronisées automatiquement avec l’espace du cabinet comptable.
Cette connexion permet de :
- partager les données financières en temps réel
- éviter la transmission répétée de documents
- simplifier la communication entre l’entreprise et son expert-comptable
Les documents et transactions deviennent ainsi consultables immédiatement par les deux parties, ce qui facilite le suivi comptable tout au long de l’année.
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Un environnement partagé entre cabinet et clients
La solution proposée par Regate by Qonto repose sur un environnement collaboratif, conçu pour améliorer la communication et l’échange d’informations entre les entrepreneurs et les cabinets comptables.
Dans cet environnement, chaque partie dispose d’un espace dédié, mais les données essentielles restent accessibles dans une interface commune.
👨💼 L’espace du cabinet comptable
Le cabinet comptable dispose d’un tableau de bord permettant d’accéder aux informations financières de ses entreprises clientes.
Depuis cet espace, il peut notamment :
- 📊 examiner les transactions bancaires enregistrées
- 📄 accéder aux justificatifs associés aux dépenses
- 🧮 préparer les écritures comptables
- 🔄 synchroniser les données avec le logiciel comptable
Cette organisation permet au cabinet de suivre l’activité financière de ses clients de manière continue, sans attendre la transmission de documents en fin de mois ou en fin d’année.
🧑💼 L’espace de l’entrepreneur
De leur côté, les entrepreneurs disposent d’une interface simple leur permettant de :
- importer leurs factures
- gérer leurs dépenses professionnelles
- suivre les paiements clients
- consulter l’état de leur trésorerie
Ils peuvent également ajouter des justificatifs pour chaque transaction, ce qui facilite la préparation des données comptables.
Cette organisation présente un avantage important : les informations financières sont centralisées dans un seul environnement numérique.
Cela permet :
- de limiter la dispersion des documents
- d’éviter les oublis de justificatifs
- de simplifier la préparation des comptes
Intégration avec les logiciels comptables
Un autre aspect important de la plateforme Regate by Qonto concerne sa compatibilité avec plusieurs logiciels de production comptable utilisés par les cabinets d’expertise comptable.
Les données préparées dans l’environnement Regate peuvent être synchronisées directement avec ces outils.
Cela signifie que les informations collectées dans la plateforme peuvent être transférées vers le logiciel comptable sans ressaisie manuelle.
Plusieurs solutions de comptabilité sont compatibles avec cette intégration, notamment :
- 💼 Sage Génération Experts
- 📊 Cegid Quadra
- 🧾 MyUnisoft
- 📈 Cegid Loop
- 🧮 ACD Groupe
- 📂 Agiris
Ces connexions permettent de transmettre automatiquement :
- les transactions bancaires
- les justificatifs associés
- les données nécessaires à la comptabilisation
L’objectif principal de cette intégration est de simplifier la production comptable en réduisant les étapes intermédiaires.
Pour les cabinets, cela permet notamment de :
- limiter les opérations de saisie manuelle
- réduire les risques d’erreur
- accélérer le traitement des données comptables
Cette automatisation contribue également à améliorer la fluidité du processus comptable entre l’entreprise et son cabinet.
Les avantages d’un environnement collaboratif
L’utilisation d’une solution comme Regate by Qonto présente plusieurs avantages pour les cabinets comptables et leurs clients entrepreneurs.
Ces bénéfices concernent principalement la collaboration, la productivité, l’expérience utilisateur et la conformité réglementaire.
🤝 Collaboration
L’un des principaux atouts de la plateforme réside dans la collaboration en temps réel entre l’entreprise et son cabinet comptable.
Grâce à l’environnement partagé :
- les données financières sont accessibles aux deux parties
- les justificatifs peuvent être consultés immédiatement
- les transactions sont visibles dans l’interface commune
Cette organisation permet de faciliter les échanges d’informations.
Au lieu d’envoyer des documents séparément, l’entrepreneur peut simplement les déposer dans la plateforme. Le cabinet comptable peut alors les consulter directement et les utiliser pour préparer la comptabilité.
Cette collaboration numérique réduit également les délais de traitement et améliore la communication entre les deux parties.
⚡ Productivité
La plateforme permet aussi d’améliorer la productivité dans la gestion comptable.
En automatisant certaines étapes, Regate by Qonto réduit le nombre de tâches manuelles nécessaires à la préparation des données comptables.
Par exemple :
- les transactions bancaires sont importées automatiquement
- les justificatifs sont centralisés dans un seul espace
- les données peuvent être synchronisées avec le logiciel comptable
Cette automatisation permet de gagner du temps pour les cabinets et les entrepreneurs.
Les experts-comptables peuvent ainsi consacrer davantage de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme :
- l’analyse financière
- le conseil aux entreprises
- l’accompagnement stratégique
Expérience utilisateur pour les entreprises
Pour les entrepreneurs, la plateforme propose un environnement de gestion financière simple et accessible.
Depuis une seule interface, ils peuvent :
- créer et suivre leurs factures
- enregistrer leurs dépenses
- stocker leurs justificatifs
- suivre leur trésorerie
Cette centralisation permet d’avoir une vision plus claire de l’activité financière de l’entreprise.
Elle facilite également la gestion quotidienne, notamment pour les entrepreneurs qui ne disposent pas forcément de connaissances approfondies en comptabilité.
L’interface a été conçue pour être intuitive et facile à utiliser, ce qui permet de simplifier les tâches administratives.
Conformité réglementaire
Enfin, l’écosystème proposé par Qonto intègre des fonctionnalités permettant d’anticiper certaines évolutions réglementaires, notamment celles liées à la facturation électronique.
Les entreprises doivent progressivement s’adapter à de nouvelles obligations concernant :
- l’émission de factures électroniques
- la transmission des données fiscales
- l’archivage des documents numériques
La plateforme propose des outils permettant :
- d’envoyer et de recevoir des factures électroniques
- d’utiliser des formats compatibles avec les nouvelles normes
- de centraliser les documents dans un environnement sécurisé
Cette préparation permet aux entreprises de s’adapter plus facilement aux évolutions administratives liées à la gestion comptable.